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Re: 詢價 — 補貨
Hi，我們有三個據點要補貨，麻煩幫忙報一下 A-1024 標準型，各 1 組，另外 B-220 替換件 也要 2 個。9/30 前需要回覆，謝謝。
📎 詢價明細.xlsx報價單草稿
| 品項 | 數量 | 小計 |
|---|---|---|
| A-1024 標準型 | 3 | 88,200 |
| B-220 替換件 | 2 | 2,880 |
| 安裝服務費 | 1 | 3,600 |
| 合計 (NT$) | 94,680 |
現況
自動化總是卡在半路，通常不是技術問題
每一次都要重新交代一遍
用通用的 AI 工具，指令說得不夠清楚就會一直來回。省下的時間，全花在解釋上。
不懂程式，就用不到專業水準
工具很強，但沒有人有空把它調校到真的能上線、能交接、出錯查得到原因的程度。
最花時間的，往往最沒有技術含量
逐列核對單號、翻價目表、把同一份資料重打一次——這些工作耗的是眼力，不是判斷力。
問題不在 AI 不夠強，而在流程沒有被固定下來。我們交付的不是一個聊天機器人，是一套可以重複執行、查得到依據的工作流程。
服務
我們做什麼
每一項都是為您的實際流程量身建置，不是套裝軟體。
詢價報價自動化
- 自動讀取信件內文與 Excel、PDF 附件，格式不固定也能處理
- 比對您的價目表，套用客戶折扣、幣別與交期規則
- 產出報價單，寄給負責業務確認，通過後再由業務寄出
- 每一筆都留下依據：用了哪一版價目表、誰在何時確認
表單核對與資料回填
- 兩份 Excel 夾在信裡寄出，系統回信附上結果
- 只在完全對得上時才填，其餘列入差異報表交給人判斷
- 寧可留空，不可填錯——填錯一筆的代價遠高於留空
- 保留串接 ERP 的擴充位，日後可免除人工匯出
產品操作 AI 客服
- 把操作手冊、常見問題與客服紀錄，變成會回答問題的助理
- 只根據您的文件作答，並附上出處供客戶查證
- 答不出來自動轉真人，同時記錄為待補的知識
- 每月回報最常被問的問題，回饋給您的產品與文件
還有別的流程嗎？
只要是規則明確、每個月都要重複做一次的事，通常都能做——訂單建檔、月報彙整、資料搬運、格式轉換。先做一次流程健檢，我們一起找出最值得先動的那一項。
怎麼開始
從一次不收費的健檢開始
每一步都有明確的產出，您隨時知道錢花在哪裡、下一步是什麼。
流程健檢
我們一起看您現在怎麼做，指出哪一項最值得先動、大概要花多久、有沒有不該動的部分。不推銷，就算最後沒有合作，這份判斷也是您的。
需求訪談與流程盤點
到現場看實際的檔案與例外情況，產出書面的需求規格、欄位對應表與範圍確認書。這一步做得紮實，後面才不會反覆。
建置與驗證
先做出可以實際運作的版本，用您的真實歷史資料驗證準確率與金額一致性。驗收標準事先講清楚，達標才算完成。
上線與持續優化
正式上線後持續監控、備份與調校。同仁每退回一次，系統就多學會一種寫法——準確率會隨著使用而提升，不是停在上線第一天。
我們的做法
四件我們不妥協的事
稽核軌跡
三個月後客戶問「這個價怎麼來的」，您答得出來。每一筆都記下用的是哪一版價目表、AI 從信件裡讀到什麼、通過還是退回、誰在什麼時候決定的。客戶的原文一個字都不改地留著，一眼就能看出是讀錯了，還是本來就寫得不清楚。
數字一律由程式算，不讓 AI 猜
金額、單號、折扣、稅率一律由程式依固定規則計算。AI 只負責把雜亂的信件與表格整理成欄位，不參與任何運算。結果因此可以重現、可以稽核，也不會因為模型改版就跑掉。
人永遠在最後一關
對外的報價單、要寫回系統的資料，送出前都留一道人工確認。AI 只產生草稿，決定權在您的同仁手上。要不要放寬、什麼時候放寬，由您決定，我們不預設。
沒有指令要下
同仁維持原本的工作習慣：寄一封信，或在收到的信裡點一下確認。不需要學新軟體，不需要開新的網頁，更不需要寫任何提示詞——提示詞由我們維護並隨版本更新。
典型情境
實際上是什麼樣子
以下用兩個常見的情境說明做法與前後差異。
一天 50 封詢價信的業務團隊
現在
業務逐封讀信、打開附件比對品項、翻價目表查單價與折扣、手動做出報價單再回信。每件約 30 分鐘，一天 50 件——等於整個團隊有三個人整天只做這件事，而且忙起來容易漏看交期。
導入後
系統解析信件與附件、比對價目表、產出報價單草稿，寄給負責的業務。信裡把 AI 讀到的內容和客戶原文並排放，不確定的欄位標起來。業務檢查金額，點一下通過，再自行寄給客戶。每件約 5 分鐘。
每月請款明細的單號核對
現在
請款明細上有銷貨單號和金額，但進貨單號是空白的，得從 ERP 匯出的另一份 Excel 裡逐列比對填進去。一個月做一次，非常耗眼力，而且填錯一筆就是後續的請款爭議。
導入後
帳務同仁把兩份 Excel 夾在信裡寄出，幾分鐘後收到回信：一份是已回填好的明細，一份是差異報表。只有唯一對得上且金額相符的才自動填，一對多、查無、金額不符的逐筆標示原因，交給人判斷。
※ 以上為典型情境，用於說明做法，非特定客戶之實際數據。
常見問題